Kop surat adalah salah satu bagian penting dari kepala surat yang secara umum berisi nama perusahaan/instansi, logo, alamat, dan juga kontak. Cara membuat kop surat biasanya dibuat semenarik mungkin agar surat-surat yang keluar dapat mewakili organisasi perusahaan atau instansi pemerintahan tersebut.

Sedangkan untuk membuat surat dengan memakai kop surat, secara umum biasanya orang-orang atau staff administrasi menggunakan software perkantoran, tepatnya Microsoft Word.

Sekarang ini hampir semua versi dari Microsoft Word, baik itu yang keluaran tahun 2007, 2010, 2013 ataupun 2016 tidak ada perbedaan yang signifikan dalam membuat kop surat ini, jadi silakan kamu sesuaikan dengan software Office di laptop atau komputer (PC) kamu.

Cara Membuat Kop Surat dengan Logo dan Teks di Word

Untuk merangkai sebuah kop surat dengan kombinasi logo dan teks, entah itu dengan 1 (satu) logo di bagian kiri, atau 2 logo di samping kiri dan kanan itu sangat mudah sekali, yang wajib kamu persiapkan hanyalah logonya saja.

Untuk menbuat logo sendiri, baik itu perusahaan atau instansi pemerintaha mungkin saya akan membahasnya di lain waktu, kamu bisa membuatnya di Adobe Photoshop, Coreldraw Graphics Suite, Adobe Ilustrator, Paint, atau di website pembuat logo online.

Jadi, di sini saya asumsikan kalau kamu sudah memiliki logo untuk dijadikan kop surat. Jadi, silakan kamu ingat lokasi penyimpanan file logo tersebut, misalnya di folder Document.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat kop surat dengan mengunakan logo dan teks di Microsoft Word.

Buka software Microsoft Word
Silakan kamu buka Ms Word di komputer kamu, kamu bisa menggunakan yang versi 2016, 2013, 2010, ataupun 2007.
Masuk ke mode Header Editor
Pada lembar kerja Microsoft Word, silakan kamu double klik pada menu Header dokumen word milikmu, sehingga kamu bisa masuk ke menu header editor.
Masukkan tabel (Insert table)
Untuk menggabungkan tulisan (teks) dan gambar logo, kamu bisa menggunakan fitur insert table yang sudah disediakan oleh Microsoft, dan agar kop surat tertata dengan rapi.

Untuk memasukkan table ke header, silakan saja kamu masuk ke tab Insert → Table, kemudian masukkan table dengan settingan berikut:

1. Masukkan 1 baris dan 2 kolom jika kamu ingin membuat kop surat dengan kombinasi 1 logo di kiri dan teks di bagian kanan gambar.

2. Masukkan 1 baris dan 3 kolom jika kamu ingin membuat 2 logo di kiri dan kanan + tulisan di bagian tengah.

Sebagai contohnya, saya ingin membuat kop surat dengan menggunakan 1 logo dan tulisan di kirinya. maka saya memasukkan 1×2 table (1 baris dengan 2 kolom), berikut contohnya:

Silakan kamu atur tabelnya agar sama seperti yang saya contohkan di atas (geser-geserkan saja agar sesuai).
Masukkan logo di kolom yang pertama (kiri)
Untuk memasukkan gambar logo di kolom 1, silakan kamu klik tab Insert → Picture, kemudian arahkan logo tersebut agar pas dikolom kiri (lihat gambar).

Kamu bisa mengaturnya ukuran logonya sesuai dengan yang kamu inginkan.
Masukkan teks atau tulisan di kolom yang kedua (kanan)
Kemudian tuliskan judul kop surat (nama perusahaan/instansi, alamat, dan kontak) di bagian kanannya (kolom 2). Coba perhatikan gambar berikut ini:

Untuk mempercantik tampilannya, kamu bisa mengganti font, ukuran, posisi (left, center atau right) sesuai keinginan kamu.
Hilangkan garis-garis pembatas di tabel (border table)
Karena di sini kita menggunakan fitur tabel untuk membuat kop surat ini, maka garis-garis yang menjadi pembatas agar tidak terlihat, supaya tampilan menjadi rapi dan terlihat profesional.

Untuk menghilangkan atau menghapus border, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Arahkan kursor mouse kamu tepat di atas garis tabel.
2. Kemudian klik ikon kecil yang muncul di bagian kiri atas (untuk menyeleksi semua tabel tersebut).
3. Klik tab Home → di group Paragraph silakan klik border → pilih No Border.

Di atas contoh kop surat yang sudah dihapus bodernya atau di hilangkan.
Menambahkan garis bawah pada kop surat
Untuk menambahkan garis bawah di kop surat yang kamu buat, silakan kamu ikuti panduan berikut ini:

1. Klik ikon kecil yang ada di pojok kiri atas tabel.
2. Kemudian klik Home → Border → Bottom border.
3. Kemudian kamu bisa mengatur bentuk dan ketebalan border tersebut dengan cara klik tabel tersebut → Table tools → Design.
4. Pada menu Draw borders kamu bisa ganti gaya garisnya di Line style, sedangkan untuk mengatur ukuran ketebalannya silakan atur di Line weight.

Berikut ini contoh gambaran yang sudah menggunakan bottom border yang sudah diatur style-nya:

Kalau kamu bikin kop surat dengan menggunakan cara di atas, maka kop surat tersebut akan muncul di semua halaman (jika surat yang kamu buat lebih dari 1 halaman).

Akan tetapi, jika kamu ingin kop surat tersebut hanya muncul di page 1 atau halaman depan saja, maka caranya sangat mudah sekali. Silakan lewati langkah kedua di atas (intinya, jangan lakukan Insert table di mode header).

Demikian panduan yang bisa saya paparkan, selamat mencoba dan semoga berhasil! Nantikan artikel-artikel menarik dan bermanfaat lainnya di Mahatekno.